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La caisse enregistreuse : l’outil simple et efficace pour optimiser sa gestion

Au 1er janvier 2018, la loi va changer pour les commerçants et plus généralement pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Prévu par la loi de finances pour 2016, le logiciel de comptabilité ou le système de caisse certifié et sécurisé devient obligatoire ! Afin de ne pas encourir de sanctions, les professionnels assujettis à la TVA doivent se mettre à jour. C’est l’occasion de s’équiper d’une caisse enregistreuse : une aide précieuse pour répondre rapidement à l’ensemble de vos obligations comptables tout en étant conforme à la loi.

Logiciel de caisse : quelle est la nouvelle obligation pour janvier 2018 ?

Pour les professionnels soumis à la TVA, l’obligation porte sur le système de gestion de caisse et d’encaissement. Ce dernier doit être sécurisé et certifié NF 525. La norme signifie que le logiciel est conformément doté des procédés de calculs et de mémorisation prévus par le législateur. La marque NF 525 certifie notamment que le logiciel répond à tous les critères légaux :

  • d’inaltérabilité
  • de sécurité
  • de conservation
  • d’archivage des données

A proprement parler, seul le logiciel qui émet les tickets de caisse et enregistre les mouvements est obligatoire. La caisse enregistreuse, elle, ne l’est pas.

A quoi sert le logiciel obligatoire ?

Pour l’État français, l’introduction des logiciels sécurisés auprès des assujettis à la TVA est une manière efficace de renforcer la lutte contre la fraude. Ils rendent notamment impossible l’utilisation des caisses « permissives » via lesquelles il est toujours possible de modifier ou d’occulter une fraction des recettes.

Qui est concerné par le logiciel sécurisé ?

De nombreux professionnels sont concernés par la loi, à savoir l’ensemble des assujettis à la TVA qui procèdent à l’enregistrement de leurs transactions :

  • via des logiciels de comptabilité ou bien de gestion
  • via un système de caisse

Ces professionnels peuvent être :

  • des personnes physiques ou morales
  • de droit public ou de droit privé

Important : les professionnels qui ne sont que partiellement soumis à la TVA ou bien qui relèvent du régime de la franchise en base, sont également concernés par le nouveau dispositif.

Quelles sont les sanctions encourues ?

Pour les professionnels qui ne répondraient pas à leurs obligations légales, la sanction est sévère. Le législateur prévoit en effet une amende de 7 500 € en cas d’absence du système sécurisé. Dans les 60 jours qui suivent le contrôle administratif, le contrevenant doit s’équiper.

Important : les entreprises qui ont plusieurs points de vente doivent redoubler de vigilance ! En effet, l’amende de 7 500 € se répète autant de fois que le législateur relève une absence de logiciel sur l’un de vos points de vente.

Quels sont les documents à fournir en cas de contrôle ?

En cas de contrôle de la part de l’administration fiscale, pour prouver que vous remplissez bien vos obligations légales vous devrez présenter l’attestation (ou le certificat d’homologation) fournie par l’éditeur du logiciel sécurisé et certifié.

Caisse enregistreuse, comment se mettre rapidement à jour ?

Fiable et efficace, la caisse enregistreuse simplifie votre gestion comptable au quotidien. En effet, l’appareil édite automatiquement chaque ticket de caisse en double exemplaire (l’un pour le client, l’autre pour vous). Ces tickets sont conformes à la réglementation car toutes les informations relatives à la transaction s’y trouvent : la date, la désignation de l’objet ou du service vendu, le prix de vente ou encore le montant de la TVA.

Si vous faites partie des nombreux commerçants déjà équipés d’une caisse enregistreuse, votre mise en conformité sera très certainement rapide. Il vous suffira juste de demander à votre fournisseur de logiciel de caisse d’effectuer une mise à jour pour le rendre conforme. Si l’opération est impossible, il vous faudra acquérir un nouveau logiciel.

Vous avez encore des questions concernant la caisse enregistreuse ou le logiciel sécurisé ? N’hésitez pas à solliciter les experts d’Océane PME. Nos équipes réagissent rapidement pour vous renseigner. Vous pouvez les contacter en cliquant ici.

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