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Tenir la caisse de son entreprise : la loi évolue en 2018

À partir de janvier 2018, une nouvelle norme obligera les commerçants et les professionnels assujettis à la TVA à utiliser un logiciel de caisse ou de comptabilité certifié et sécurisé (norme NF 525) pour enregistrer les paiements de leurs clients. Mais pourquoi faut-il avoir une caisse ? Océane PME vous éclaire sur vos obligations légales.

Il ne reste plus que quelques mois aux commerçants avant qu’ils n’aient l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse répondant à la norme NF525, c’est-à- dire certifié et sécurisé. En effet, à partir du 1er janvier 2018, et suivant une directive du ministère de l’Économie et de la Finance, les commerces devront être équipés de ces logiciels qui empêchent les fraudes à la TVA.

Attention : Les commerces ne répondant pas à cette norme avant le 1er janvier 2018 encourent une amende de 7.500 € par système ou logiciel non certifié NF525. Ils seront contraints de s’équiper dans les 60 jours.


Pourquoi faut-il avoir une caisse ?

La loi est claire : une entreprise ou un commerce doit pouvoir justifier tous ses encaissements et tous ses paiements et donc toutes les transactions commerciales, si l’administration fiscale le leur demande. Pour respecter cette obligation, les commerçants et les professionnels sont amenés à tenir scrupuleusement leur caisse et leur journal de caisse.

La caisse désigne l’objet qui contient l’argent de l’entreprise.

Le journal de caisse est un document comptable obligatoire qui va avec la caisse. Il faut y compulser toutes les entrées et toutes les sorties d’argent, chronologiquement. Avec une caisse enregistreuse électronique, le journal de caisse est généré de manière automatique. Le commerçant ou le professionnel doit donc veiller à la bonne tenue de ses comptes, au cas où il devrait présenter son journal de caisse à l’administration.

À noter : Le journal de caisse peut être, au choix, au format papier ou au format numérique.

Enregistrement des transactions : comment ça marche ?

Lorsqu’il vend quelque chose, le commerçant enregistre la transaction avec sa caisse (et remet un ticket à son client). Pour chaque transaction commerciale, le chef d’entreprise doit pouvoir communiquer à l’administration fiscale plusieurs renseignements importants.

À savoir :

  • La date de la transaction
  • La désignation sommaire de l’opération qui fait l’objet de la transaction
  • Le prix de vente et le montant de la TVA

À la fin d’une journée de travail, la somme indiquée sur le journal de caisse comme restant dans la caisse doit bien y être, au centime près. En cas d’écart, le commerçant ou le professionnel est obligé de le justifier et de le rectifier.

Attention : Vous devez garder plusieurs justificatifs des transactions commerciales.

À savoir :

  • Les bandes de caisse enregistreuses
  • Le brouillard de caisse
  • Le journal de caisse
  • La synthèse de terminal de ventes informatique
  • Les bordereaux de remises des espèces en banque

Un logiciel de caisse ou de comptabilité certifié NF525

Au 1er janvier 2018, la loi exigera que les professionnels et les commerçants assujettis à la TVA soient équipés d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse certifié et répondant à la norme NF525. L’objectif ? Lutter contre la fraude à la TVA en utilisant des systèmes infalsifiables.

Le conseil d’Océane PME

Tenir sa caisse est un exercice exigeant ! Faites le choix d’un cabinet avec lequel vous organiserez votre plan comptable : sécuriser la saisie et facilitez-en la révision.

Vous êtes un commerçant ou un professionnel qui utilise une caisse : anticipez l’obligation d’avoir un logiciel de caisse répondant à la norme NF525 pour ne pas risquer d’avoir une amende. Vous voulez vous mettre au clair de vos obligations avant le 1er janvier 2018 ? Contactez Océane PME.

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